社会人をやっていると時折、思いもよらない事が起こりますよね。
その最たるものが、何気なくとった電話の相手が外人さんだった場合だ。
通常は誰もがパニックになるSituationですよね。
『周りの同僚が聴いている・・・』『何を言っているか、聞き取れるかな？』
様々な不安が頭をよぎります。
私も随分同じ経験をしました。
外資系に籍をおいていたので、英語の電話を受ける割合はかなり多いのですが、それでも受話器をとった瞬間 『しまった！取ってはいけない電話だった・・・』と思ったりします。
今回は、オフィスで英語の電話を受けた場合の対処方を経験から少しだけ書かせてもらいます。
まず、英語の電話を受ける場合はほとんどが自分ではなく誰か宛にかかることが多いと思います。
そうなると、いかに正確に伝言を当事者に伝えるかという、伝言ゲーム的な一連作業が必要になってきます。
まずは、決まり文句ですが・・・
How may I help you? How can I help you?
これがよく使われていると思います。
結構、便利な表現でオフィスの入り口で迷っている外国人に一言
How may I help you? と伺うと親切ですよね。
さて、電話の応答の続きです。
How can I help you? と聞くと相手は当然
XXXさんいますか？
May I speak to Mr. XXX please?
のように誰かと話したがっています。 この場合、他が聞き取れなかったとしても、Mr. XXXだけを日本人として聞き取らなかければなりません。
隣にMr.XXXがいるのであれば
Just a moment please. で保留ボタンを押せば簡単に解決ですが
世の中なかなかうまく行かないもので、本人が会議や外出をしていることが多いですよね。
そのような場合は、会議中であろうと、外出であろうとまずは
Sorry, He is stepped away. May I take a message?
もちろん、He is in a meeting now. のようにフレーズを覚えられればよいですが、今席を外していると言ってしまった方が楽だと思います。
私は、９０％このフレーズを使ってしまいます。
メッセージを何度かのSorry? Person? を繰り返して相手の名前を聞いて
書きとめ同僚/上司に電話があったむねを伝えればいいのです。
スペルは How do you spell your name? と聞けばよいですし
電話番号は、単純にCould I have your number please?
名前と連絡先を聞き取れれば伝言は完了です。
最後にI'll tell him (もしくはher） you called.
こう言って電話を切ります。
パニックにならずに、
How may I help you?
May I ask who's calling? Who's calling please?
このあたりのフレーズを記憶しておいて
パニックにならずに丁寧に対応すれば必ずこうした電話にも対応できるようになります。
ポイントは、最初は限られたフレーズだけを使うことです。
慣れてきたらこのフレーズを増やしていけばよいと思います。
